LEDELSESSYSTEMER.DK
- FORUM OM LEDELSE OG SYSTEMER
No Bullshit Management Systems

No Bullshit Management Systems

Systemer | Artikel | 18-10-2013

Af: Erik Nielsen  |  Andre tags: Kvalitet, Miljø, OHS, Standarder

Det går ud over både kundeloyalitet, omdømme og bundlinje, hvis der ikke er styr på virksomhedens processer og ledelsessystemer. Og hvem er tjent med det?

Det ses mange steder. Systemer og praksis, der ikke følges ad. Ledelse og medarbejdere, der ikke mener eller gør det der står i virksomhedens ledelsessystem. Systemer, der ikke lever op til - eller ikke kan håndtere - de krav, der stilles fra kunder, myndigheder eller i kravstandarder.

Men hvorfor nu det?

Mange forklarer sig med at der er travlt og derfor ikke tid til at opdatere virksomhedens systemer og procesbeskrivelser. Andre begrunder det manglende fokus på ledelsessystemets vedligeholdelse med, at systemet ikke giver værdi eller at det er for tungt at arbejde med - altså i praksis, at der er givet helt eller delvist op i forhold til at vedligeholde platformen for bevidst ledelse (ledelsessystemet).

Imidlertid er det ikke så svært at gennemskue, hvilke konsekvenser misligholdelse af en virksomheds ledelsessystem og processer har.

Skåret ud i pap, så betyder anarkiet, at der ikke er den styring, overvågning og dokumentation som ledelsen tror der er.

Subkulturer og ændrede rutiner tager over, fordi de måske er lettere at have med at gøre i dagligdagen, med risiko for, at essentielle styrings- og kontrolfunktioner springes over. De nye rutiner kan også være bedre end de gamle, men når systemets forbedringsmekanismer forbigås under planlægning og implementering af forandringerne, så sander systemet til. Det ender til sidst som en skygge af sig selv.

Dette sker selvfølgelig ikke i din virksomhed!

Mennesker og systemer
Travlhed, nye produkter og nye processer er også godt, men står det på i længere tid, uden rutiner bliver optimeret til at håndtere det øgede aktivitetsniveau eller nye processer, så bliver det til stress. Derfor er det bedre - løbende - at tage systematisk hånd om de nye og ændrede rutiner som travlhed og nyheder afføder.

Menneskets innovationsevne er i bund og grund drevet af, at vi er dovne. Hvis der er travlt skal vi nok - helt automatisk - finde på smartere måder at arbejde på. Sådan skal det også være, men husk nu at se det i en større sammenhæng og sørg for at få ændringer og forbedringer integreret ordentligt i ledelsessystemet - løbende!

Hvis en virksomhed ikke formår at vedligeholde metodeplatformen i takt med udviklingen, så vil brugerne komme frem til en fælles overbevisning om, at systemet ikke skaber værdi. Og det bliver til en negativ, nedadgående spiral!

Hvis systemet er for tungt til at det ubesværet kan følge med udviklingen, så gør det lettere eller afsæt de ressourcer der mangler, for at vedligeholdelsen kan finde sted!

Tag det seriøst – især når der er travlt og nyt! Husk også, at den effektive virksomhed analyserer og planlægger kvaliteten ind i produkter og processer på forhånd, i stedet for at rette op bagefter!

Ledelsens ansvar
Det er ledelsen der skal sørge for, at redskaberne er effektive og at der er ressourcer nok til at have både drift og ledelsessystem på samme tid!

Ledelsen skal huske de 8 ledelsesprincipper, som ligger til grund for ethvert kvalitetsstyringssystem. Princip nr. 5 handler om systemtilgang til ledelse, hvilket i bund og grund betyder at virksomheder skal bruge systemet til både at finde frem til - og implementere - nødvendige ændringer. Det skal bl.a. ske på baggrund af faktuel beslutningstagning ud fra tendenser mv. (ledelsesprincip nr. 7).

I stedet for, at systemet skal halte efter de beslutninger om ændringer der træffes i ledelsen (i alle mulige ledelsesfora), så er det ledelsessystemet der skal hjælpe ledelsen med at finde frem til nødvendige ændringer - samt ikke mindst bruges til en styret implementering af ændringerne. Hvis nu ledelsessystemet var sådan indrettet, at forandringer blev styret den vej igennem, så ville ændringer altid være bevidste og gennemtænkte handlinger - og ledelsessystemet ville aldrig være bagud.

Sådan er det selvfølgelig i din virksomhed!

Læs også Kvalitetsstyringens 8 ledelsesprincipper.

Gør det let at forstå og let at navigere i ledelsessystemet
Hvis ledelsessystemet ikke allerede er det, så re-design det med en procesorienteret tilgang (ledelsesprincip nr. 4).

Alle krav og ledelsessystem-discipliner bør findes i et samlet system, så alle i virksomheden kun har én og samme indgang, uanset hvilken slags information der ledes efter.

Et proceslandskab (process map) med underliggende procesbeskrivelser giver mulighed for at vise sekvens og sammenhænge, samt giver naturlig navigation i systemet. Ansvar for processerne ligger hos procesejere, som vedligeholder egne processer og dermed sikrer adgang til opdateret information om Q, E, HS, Lean, CSR mv. på rette sted.

Den procesorienterede tilgang er altid et centralt element i succesfulde integrerede ledelsessystemer, hvilket du kan læse mere om i denne artikel om universitetsstudier på området.

Læs også Først hed det Q, så kom E, så OHS, så CSR samt Nye standarder for kvalitets- og miljøledelse i 2015 - hvad kommer ændringerne til at betyde?

Gør systemet attraktivt og let at benytte - selvfølgelig ved hjælp af en passende IT-løsning - og brug dette elektroniske sted til at udgive alle former for informationer, som får brugerne (medarbejderne) til at benytte informationssystemet aktivt. Nyheder om penge, sport og mad plejer at trække brugere til - og så falder de naturligvis også over de blinkende meddelelser om ændringer i ledelsessystemet!

Mange steder benyttes ’intranettet’ allerede, men det er ofte ikke ledelsessystemet der får fokus på startsiden - hvorfor ikke? Skab synlighed og bevidsthed om det!

Tag evt. skridtet endnu videre og integrerer ledelsessystemet i virksomhedens (interne) virtuelle sociale netværk, hvis I har sådan et … ellers giv det en tanke.

No Bullshit Management Systems
Sørg nu for at din virksomheds ledelsessystem er lækkert, at det vedligeholdes og forbedres hele tiden - ellers ender det bare som Bullshit - og det vil være at stikke blår i øjnene på både sig selv og andre, som stoler på, at din virksomhed har styr på tingene.

Hold dig opdateret med LEDELSESSYSTEMER.DK

Vi følger udviklingen indenfor ledelsessystemer og opfordrer dig til at abonnere på vort nyhedsbrev, så du kan få direkte besked om relevante nyheder, artikler, cases og værktøjer.

Start gerne en debat i vores åbne Linkedin-gruppe eller i dens emne-specifikke undergrupper.

Du er også altid velkommen til at sende indholdsbidrag i form af gode cases eller idéer om relevante debatemner til vores redaktion, så vi kan hjælpe med at sprede viden om hvad der rører sig, hvad best practice er mv..

Find vidensressourcer på LEDELSESSYSTEMER.DK

Hvis du vil have et tjek af, om din virksomhed har et NO BS MS, så ring til LEDELSESSYSTEMER.DK eller en af de kompetente konsulenter i vort leverandørkatalog.

 

Kilde: Erik Nielsen, LEDELSESSYSTEMER.DK

Tilbage  |  Top

Senest opdateret 28-09-2015