LEDELSESSYSTEMER.DK
- FORUM OM LEDELSE OG SYSTEMER
Nye standarder for kvalitets- og miljøledelse i 2015 - hvad kommer ændringerne til at betyde?

Nye standarder for kvalitets- og miljøledelse i 2015 - hvad kommer ændringerne til at betyde?

Standarder | Artikel | 19-12-2013

Af: Erik Nielsen  |  Andre tags: Kvalitet, Miljø, OHS, Systemer, Audit

Denne artikel fortæller, hvordan certificeringsbureauerne forholder sig til de kommende ISO 9001 og 14001 standarder, som begge baseres på ISO’s nye ”High Level Structure”, hvor standarderne bliver skåret over samme læst. Formålet med strukturen er bl.a. at ensrette standardernes opbygning og de definitioner der benyttes i forbindelse med ledelsessystemer. Dermed skulle det bl.a. blive lettere at udvikle og vedligeholde integrerede ledelsessystemer (IMS).

LEDELSESSYSTEMER.DK har spurgt de to største certificeringsbureauer i Danmark, hvordan de ser på ændringerne i de kommende reviderede ISO standarder, hvad ændringerne kommer til at betyde og hvad certificerede virksomheder skal gøre for at leve op til de ændrede krav.

Grundlæggende består den nye fælles ramme for ledelsessystemerne af 3 elementer:
- en High Level Structure med 10 enslydende hovedafsnit,
- identiske kerne-tekster for disse 10 hovedafsnit, samt
- fælles begreber og definitioner.

De identiske kerne-tekster tilføjes disciplin-specifikke krav, hvorved den enkelte standard opstår, f.eks. ISO 9001 og ISO 14001.

Hvorfor har ISO valgt at ensrette standarderne for ledelsessystemer?

Eddie Mogensen, Teknisk chef hos Bureau Veritas Certification, forklarer det bl.a. med den simple årsag, at virksomhederne kan have problemer med at adskille efterlevelse af de forskellige kravstandarder og derfor vil ISO komme dette potentielle problem i forkøbet.
- Når et ledelsessystem omfatter flere discipliner kan der ske det, at den ene – f.eks. kvalitet – får mere fokus end de andre kravstandarder. Den nye struktur muliggør en ensartet håndtering af det integrerede ledelsessystems discipliner, uanset virksomhedens baggrund og fokus.

Jens Peter Høiseth fra DNV-GL forklarer samstemmende, at den ensartede opbygning indføres for at gøre det lettere for virksomhederne at integrere flere kravstandarder i et samlet ledelsessystem og at det bliver lettere at integrere flere standarder i et allerede eksisterende ledelsessystem.

Hvilke standarder bliver omfattet af ændringerne – og hvornår?

Strukturen vil med tiden omfatte alle ISO-standarder for ledelsessystemer, efterhånden som de hver især underkastes revision. Der kan ikke for nuværende gives en konkret plan for andre end ISO 9001 og 14001, som begge udkommer i 2015.

Eddie Mogensen, Bureau Veritas Certification, forventer dog, at ISO/TS 16949, og andre sektorspecifikke standarder der læner sig op af ISO 9001, vil følge trop samtidigt eller i forlængelse heraf.

Når DNV-GL fortæller om de kommende ændringer jf. ISO-direktivets High Level Structure nævnes, at den allerede er anvendt i bl.a. ISO 27001 om Ledelsessystemer for informationssikkerhed og i ISO 22301 om Videreførelse af virksomhedsdrift, samt at DS 49001 om CSR grundlæggende også bygger på intentionerne bag ISO’s nye framework.

Hvad OHSAS 18001 angår, så er dette ikke en ISO-standard og dermed ikke underlagt kravet om at benytte ISO’s High Level Structure. Det vil derfor være op til OHSAS Project Group at forestå denne eventuelle tilpasning. Jens Peter Høiseth, DNV-GL, siger dog, at ISO vil lave en standard for OHS, men kan ikke sige noget om, hvornår det sker.

Eddie Mogensen, Bureau Veritas Certification, forventer at der i første omgang kommer en ny version af OHSAS 18001, som vil være tillempet ISO’s framework.
- Der kan være stor forskel på landenes opfattelse af arbejdsmiljø, så det bliver spændene at se hvornår de bliver enige om en ISO-standard for området.

Ved at grave lidt på ISO’s hjemmeside har LEDELSESSYSTEMER.DK fundet frem til, at projektet med at lave en ISO-standard for OHS-ledelsessystemer er blevet godkendt i oktober 2013 og at der nok er en ISO 45001 på vej. Find link til projektgruppen ISO/PC 283 i faktaboksen.

Den nye struktur finder altså efter al sandsynligvis også vej til OHS-ledelsessystemerne, enten i form af en opdateret OHSAS eller en ISO-standard.

Hvad kommer de nye krav om risiko- og interessentanalyse samt de strukturmæssige ændringer i standardernes opbygning til at betyde for certificerede virksomheder?

DNV har lavet en kundeundersøgelse blandt 2300 af deres kunder rundt om på kloden. Den viser, at virksomheder fokuserer på bæredygtighed, samt at der ses en bevægelse hen imod, at det ikke kun er de mellemstore og store virksomheder der har dette fokus. De små virksomheder med 50 ansatte og derunder har også et stigende fokus på at producere bæredygtige produkter.

Bæredygtighed handler ifølge DNV’s undersøgelse ikke kun om at være miljømæssigt, sikkerhedsmæssigt, etisk og økonomisk bæredygtig. Begrebet handler i stigende grad om flere andre faktorer, der skaber det samlede image omkring produktet og virksomheden hos både kunden og slutbrugeren – og i hele produktets livscyklus.

Det handler altså om både produktets og virksomhedens samlede image blandt alle dens interessenter. I arbejdet med ledelsessystemer understøttes dette af, at den nye High Level Structure skaber mulighed for at lave en sammenhængende strategi på tværs af kvalitet, miljø, arbejdsmiljø mv. Det passer alt sammen godt med ISO’s nye framework, hvor interessent- og risikoanalyse stiller krav om, at virksomhedens ledelse skal tænke samspillet med interessenter, risici og muligheder ind i strategien.

Jens Peter Høiseth fra DNV-GL forventer på denne baggrund, at virksomhedernes QEHS-chefer i højere grad vil komme til at opleve, at deres rolle i forhold til virksomhedens udvikling bliver styrket.
- Der vil komme mere fokus på metoder og koncepter til bæredygtighed, ligesom kvalitetschefens rolle i højere grad vil handle om strategiimplementering frem for kun at sikre compliance. Ledelsen i både små og store virksomheder behøver dog ikke frygte, at der fremover vil blive stillet urealistiske krav på dette område. DNV’s auditorer vil fortsat have en pragmatisk tilgang til den specifikke virksomheds forhold.

Eddie Mogensen, Bureau Veritas Certification, sender nogenlunde samme budskab.
- Alle virksomheder vil blive ramt af de nye krav der stilles, men størrelsen af det de rammes med afhænger af den branche de er i, samt af kundernes og øvrige interessenters krav til dem.

Han forklarer, at ledelsens strategi så at sige skal ind under huden i ledelsessystemerne.
- Systemernes opbygning og retning skal modsvare virksomhedens strategi. Derfor vil virksomhederne opleve, at vore auditorer øger fokusset på strategiens implementering i ledelsessystemerne og i virksomhedens processer.

Med ovennævnte signaler fra certificeringsbureauerne kan vi forvente en fremtid, hvor certificerede ledelsessystemers rolle bliver mere strømlinet med virksomhedernes strategiarbejde. Systemernes grundlæggende analyser vil nemlig i højere grad end tidligere understøtte det, der reelt sker – eller bør ske – i ledelsens strategiarbejde, herunder også forretningsmæssigt fokus på forbedringsmuligheder samt integration af planer herfor i ledelsessystemets processer. Endeligt skal politikker og mål være forbundne med det enkelte ledelsessystems grundlæggende formål, hvor der nu opereres med et begreb der hedder ”intended outcome” af ledelsessystemet.

 - Gennemgående nyheder

Der er i High Level Structure’s fælles kernetekst flere specifikke kravelementer med hel eller delvis nyhedsværdi, for eksempel følgende;

Afsnit 6.2 handler om mål og hvordan disse nås. Her gives f.eks. specifikke anvisninger til, hvad handlingsplaner skal indeholde.

I afsnit 8.1 er et nyt krav om, at planlagte ændringer skal styres og at ikke-planlagte ændringer skal granskes og konsekvenserne heraf styres i nødvendigt omfang.

Forebyggende handlinger er med den nye High Level Structure gledet ud som separat kravelement, idet intentionen med den enkelte ledelsessystem-standard er, at ledelsessystemet i sig selv skal være et redskab til forebyggelse af risici.

Arbejdet med revision af ISO 9001 og ISO 14001 er i gang. Hvad vil de væsentligste ændringer i selve kravene være (ud over ovennævnte)?

 - Specifikt for ISO 9001:

Eddie Mogensen, Bureau Veritas Certification, peger på at der vil være fokus på risikostyring samt skærpede krav om procesorientering af ledelsessystemerne i form af interaktion mellem processerne og proces flow.

Endvidere peger han på, at det pt. foreliggende materiale ikke så tydeligt som tidligere, indikerer krav til, hvor der skal forefindes kvalitetsregistreringer og til, hvor der skal være beskrevne procedurer. Til gengæld vil der være højere krav til procesbeskrivelser, deres scope og til procesejerskab.
- I det hele taget, tages mange ting for givet, som ikke er beskrevet i den foreliggende version af ISO 9001:2015, men som virksomhederne i praksis stadig skal gøre. Forebyggende handlinger er heller ikke længere et enkeltstående krav, men i stedet skrevet ind forskellige steder i standardens øvrige elementer.

LEDELSESSYSTEMER.DK har ved gennemgang af den nye ISO 9001 fået det indtryk, at der i afsnit 7.1.4 er lagt op til en væsentlig svækkelse af specifikke krav til styring og kalibrering af måle- og prøvningsudstyr. Eddie Mogensen medgiver, at kravet ikke er så firkantet - ikke så specifikt - som i 2008-versionen.

I afsnit 7.1.5 behandles et helt nyt kravelement, nemlig styring af den viden, der er nødvendig i relation til drift af processer og opnåelse af krav (... ikke at forveksle med kompetencestyring, som behandles i afsnit 7.2).

Styring af ændringer bringes specifikt i fokus i ISO 9001 i forbindelse med planlægning af kvalitetsledelsessystemet i afsnit 6.3 og i forbindelse med drift og udførelse i afsnit 8.6.6.

 - Specifikt for ISO 14001:

DNV-GL fremhæver i sit informationsmateriale følgende forhold i relation til 2015-udgaven af ISO 14001;

- Udvidede krav til kommunikation med specifik adresse til virksomhedens interessenter (jf. afsnit 7.4).

- Miljøledelsessystemets styring udvides til at omfatte hele værdikæden og hele produktets levetid, herunder krav om information både upstream og downstream (jf. afsnit 8.2 Value chain planning and control).

- Mere specifikke krav til overvågning, måling, analyse og evaluering, herunder krav til styring af hvad, hvordan og hvornår, samt til kriterier og registreringer / dokumentation for overvågning og måling mv..

- Det er nu klart udtrykt i ISO 14001, at intentionen med et miljøledelsessystem skal være at opnå forbedringer i virksomhedens miljøpræstationer – og ikke kun, som der tidligere stod, forbedring af selve miljøledelsessystemet.

Hvordan forbereder certificeringsbureauerne sig på ændringerne?

Bureau Veritas Certification er klar når standarden kommer, fortæller Eddie Mogensen.
- I perioden frem til udgivelse af standarderne vil vore auditorer trænes, udveksle erfaringer og kalibrere endeligt ind samt blive eksamineret, sådan at vore formelle kompetencer er på plads.

Jens Peter Høiseth fra DNV-GL fortæller om deres forberedelser at den – ud over standard-specifik intern træning og kalibrering af auditorerne – også omfatter træning af alle auditorer i bæredygtighed.
- Denne træning begynder i januar 2014 og har til formål at klæde auditorerne på til at understøtte det fokus DNV-GL har på bæredygtighed, jf. tidligere nævnte DNV kundeundersøgelse. Denne træning vil bl.a. omfatte viden om værdikæder samt interessent- og risikoanalyse metoder, der kan bruges til at se, om en virksomhed har gjort nok i forhold til kravene. Vore auditorer opgraderes på denne måde til at levere vores Risk Based Certification version 2.0.

Hvordan hjælper certificeringsbureauerne kunderne med at opgradere deres ledelsessystemer?

DNV-GL har oplevet stor interesse fra kunderne om revisionen af ISO 9001 og 14001 på deres informationsmøder allerede tilbage i september 2013. Her fortalte Jens Peter Høiseth om bl.a. de kommende ændringer jf. ISO-direktivets High Level Structure.
- Vi afholder et gratis kundearrangement i marts 2014, hvor vi fortæller mere om de nye ISO standarder. Alle kan tilmelde sig. Desuden vil vore auditorer, så tidligt som muligt, tage dialogen om de nye standarder med kunderne.

Hos Bureau Veritas Certification hjælpes kunderne ifølge Eddie Mogensen ligeledes i kraft af seminarer og erfa-grupper samt gennem specifikke præ-audits og GAP-analyser op imod de nye krav.
- Der vil desuden være en overgangsperiode, hvor vi vil rejse det vi kalder ”grønne afvigelser”. Disse er afvigelser mod den nye standard, som dog kan vente med at blive lukket til virksomheden skal certificeres efter den nye standard.

Både DNV-GL og Bureau Veritas Certification afholder altså seminarer mv. om de nye standarder. Find links til bl.a. tilmelding i faktaboksen.

Certificeringsbureauernes råd i øvrigt til virksomheder, der ønsker at være på forkant med ændringerne

Bureau Veritas Certification opfordrer til at følge med i deres infobreve samt at deltage på deres erfa-møder, info-møder og seminarer om de kommende standarder. Endvidere opfordrer Eddie Mogensen til, at virksomhederne begynder at auditere internt op imod de nye standarder, med henblik på at rette systemerne ind.

DNV-GL vil løbende udgive inspirationsmateriale og vejledningsmateriale via hjemmesiden www.dnvba.dk. De råder også til – allerede nu – at benytte de foreliggende nye standarder i arbejdet med virksomhedens ledelsessystemer i det omfang, det selvfølgelig giver god mening for virksomheden.

Hold dig opdateret med LEDELSESSYSTEMER.DK

Vi følger udviklingen og vil bringe flere artikler og konkrete cases om arbejdet med at opgradere til 2015-versionerne af ISO 9001 og ISO 14001.

Vi opfordrer til at abonnere på vort nyhedsbrev, så du kan få direkte besked om relevante nyheder, artikler, cases og værktøjer.

Start gerne en debat i vores åbne Linkedin-gruppe eller i dens emne-specifikke undergrupper.

Du er også altid velkommen til at sende indholdsbidrag i form af gode cases eller idéer om relevante debatemner til vores redaktion, så vi kan hjælpe med at sprede viden om hvad der rører sig, hvad best practice er mv..

 

Kilde: Erik Nielsen, LEDELSESSYSTEMER.DK

Tilbage  |  Top

Senest opdateret 28-09-2015